Vor noch nicht allzu langer Zeit tippte, wer eine neue Stelle suchte, seine Bewerbung auf Papier und versendete sie per Post. Am anderen Ende saßen Menschen, die Berge von Unterlagen sichteten, ordneten und Schreiben beantworteten. Das ist Vergangenheit, die sich heute kaum noch jemand vorstellen kann. Und das liegt auch am „E-Recruiting“ – an der Optimierung der Personalarbeit durch onlinegestütztes Bewerbermanagement auf einer IT-Plattform also, aber auch an der Personalbeschaffung durch den Einsatz elektronischer Medien und über Social Network-Plattformen.
Großunternehmen mit verschiedenen Niederlassungen und Standorten haben den Nutzen schon längst erkannt. Bei der täglichen Flut eingehender Bewerbungen, ob initiativ oder auf eine Anzeige hin, lässt sich die schiere Masse an Informationen oft nur noch elektronisch bewältigen. Am Anfang stand die Online-Bewerbung über die Internetseite des Unternehmens. Daraus sind inzwischen intelligente Systeme geworden, mit denen nicht nur der richtige Kandidat für die richtige Stelle gefunden werden soll. Vielmehr geht es darum, die Talente von morgen schon heute an sich zu binden. Der „War for Talents“ ist nicht mehr nur ein Schlagwort, sondern Realität. Somit stellt sich die Frage, auf welchem Weg am besten und schnellsten die richtigen Mitarbeiter für die richtige Stelle zu finden sind.
E-Recruiting liefert eine Antwort auf diese Frage. Es gehört schon lange selbstverständlich zum Alltag in großen Unternehmen: Namen wie Bosch, Siemens, E.O.N, Bertelsmann gehören zu den bekannten Beispielen, die allesamt eigene Systeme entwickelt haben, um die Bewerberfindung und -bindung elektronisch zu systematisieren. „Das Internet bietet für das Recruiting gigantische Möglichkeiten“, schätzt auch Michael A. Picard, Direktor Personal der OTTO GmbH Co. KG. Und bei deren Nutzung ist das Hamburger Versandhaus höchst kreativ: Um zum Beispiel der gesuchten jungen Zielgruppe klar zu machen, welche Karrierechancen der Handelsriese bietet, wurde eigens ein Video mit dem Titel „So schnell wird man Chef“ entwickelt, das im Web frei zugänglich ist. Ob männlich oder weiblich, jeder kann den Film aus der Firmenzentrale für sich personalisieren und an Freunde und Bekannte versenden. „Ziel dieser Aktion ist es, das Image von OTTO als innovatives, inspirierendes und zukunftsweisendes E-Commerce-Unternehmen und als attraktiven Arbeitgeber zu unterstreichen“, erklärt Michael A. Picard und ergänzt: „Durch die virale Verbreitung möchten wir vor allem online-affine Schüler, Studierende, Absolventen sowie Young Professionals ansprechen und als potenzielle Kandidaten für vakante Positionen im Konzern, aber auch als neue Kunden für OTTO gewinnen.“
Wie viel Aufwand lohnt sich?
Das Web bietet, wie das aktuelle Beispiel OTTO zeigt, viele Möglichkeiten, sich als Unternehmen dem Bewerber zu präsentieren und ihn für sich zu gewinnen: Ob Videos vom Arbeitsplatz, Interviews mit den zukünftigen Kollegen per Podcast oder Mitarbeiterblogs und Webseiten, die Technik macht es möglich und lässt keine Fragen offen. Oder doch? Zum Beispiel die: Muss ein Unternehmen, um geeignete Mitarbeiter zu finden, wirklich einen solchen Aufwand betreiben und macht E-Recruiting eigentlich für jede Firma Sinn?
Tanja Köhler, Projectmanager Human Resources bei Randstad Deutschland, beantwortet das so: „Nur durch ein IT-gestütztes Bewerbermanagementsystem können wir unsere Personalbeschaffung zeitlich, finanziell und qualitativ kontinuierlich verbessern.“ Für Menschen, die sich mittlerweile selbstverständlich im Web bewegten, seien Online-Bewerbungen und schnelle Reaktionen darauf normal. Diese schnellen Reaktionen könnten ab einer gewissen Anzahl von eingehenden Bewerbungen allerdings nur über ein sehr effizientes Tool generiert werden. Köhler: „E-Recruiting kennt keine Öffnungszeiten. Der elektronische Stellenmarkt ist rund um die Uhr global verfügbar.“
Das onlinebasierte Bewerbungsverfahren bei Randstad liefert dem Recruiter die digitalen Daten in strukturierter Form und ermöglicht darüber hinaus deren Speicherung im internen Bewerberpool. „Über diesen Kandidatenpool möchten wir die Möglichkeit nutzen, in Zeiten eines verschärften Wettbewerbs am Arbeitsmarkt neben der kurzfristigen Vakanzbesetzung eine langfristige Bindung zu interessanten Bewerbern aufzubauen, die derzeit nicht rekrutiert werden können“, sagt Köhler. So aufgebaute Beziehungen ließen sich zu späteren Zeitpunkten, wenn Bedarf entstehe, ohne großen Aufwand reaktivieren.
Aber: „Auch wenn die Technik vieles ermöglicht, ist nicht alles sinnvoll“, so Köhler. „Es verlangt im Vorfeld gründliche Planung und Überlegung, um möglichst einfache, aber effiziente Systeme zu schaffen. Das beginnt schon beim ersten Schritt, dem Eingabeformular für Bewerberdaten. Was genau muss erhoben werden, wie kann eine sinnvolle Vorselektion aussehen, welche Statistiken sollen geführt und welche Schnittstellen zu anderen Bereichen müssen berücksichtigt werden?“
Soziale Netzwerke statt Stellenanzeigen
Längst spielt für die unternehmerische Selbstdarstellung und für das Recruiting nicht nur die eigene Website eine Rolle. Immer bedeutender werden auch die so genannten Social Networks, eigene Plattformen im Netz, bei denen sich potenziell interessante Kandidaten treffen und austauschen. Business-Netzwerke wie XING und LinkedIn, „Social Communities“ wie Facebook oder StudiVZ haben sich längst angeschickt, der gedruckten Stellenanzeige den Rang abzulaufen, denn sie bieten Unternehmen wie Bewerbern viel mehr Kommunikations- und Präsentationsmöglichkeiten. Dass diese Netzwerke für das Recruiting eine große Rolle spielen und ihre Bedeutung noch zunehmen wird, darüber scheinen sich Deutschlands Personaler einig zu sein. Das hat jedenfalls eine Studie des Bensheimer Beratungsunternehmens IFOK unter 800 Personalexperten hierzulande ergeben.
Das eindeutige Ergebnis lautet aber auch: Nur wenige Unternehmen haben schon eine klare Strategie für den Umgang mit dem Sozialen Netz entwickelt. Obwohl rund 60 Prozent der Befragten Social Media eine große strategische Rolle für den Bereich Human Resources beimessen, gibt es in zwei von drei befragten Firmen keine geregelte Zuständigkeit für das Thema. Bei 70 Prozent gibt es keine einheitliche Social-Media-Strategie, und nur 15 Prozent haben eine Richtlinie für den Umgang damit entwickelt. Auch im Bereich Weiterbildung ist das Thema offensichtlich noch nicht angekommen: Weniger als ein Zehntel der Befragten bietet Schulungen zum Umgang damit an.
Dabei gehören die etablierten und bekannten Businessnetzwerke wie XING oder LinkedIn durchaus zum Arbeitsalltag der Personalexperten. Rund 80 Prozent haben sie für ihre Arbeit schon einmal aufgesucht und sich orientiert, und rund 60 Prozent informieren sich gelegentlich oder selten auf anderen einschlägigen Plattformen über potenzielle Mitarbeiter. Noch weniger, nämlich nur rund 25 Prozent, haben schon einmal von Beurteilungen auf Arbeitgeber-Plattformen Kenntnis genommen. Und nur ganze vier Prozent beobachten systematisch, was über ihr Unternehmen im Web geschrieben wird.
„Wir befinden uns in einer Phase, in der die Nutzung von Social Media im HR-Bereich sicher bekannt, aber eben noch nicht völlig selbstverständlich ist“, kommentiert Tanja Köhler das Ergebnis. „Noch vor einiger Zeit erschöpfte sich die Internetnutzung darin, die eigene Karrierewebsite zu pflegen und Stellenanzeigen in Online-Stellenbörsen zu schalten. Nun wird aber immer mehr die Möglichkeit genutzt, aktiv auf Kandidatensuche zu gehen, z.B. durch Lebenslaufdatenbanken oder virtuelle Karrierenetzwerke. Aber auch andere Social Network-Plattformen bieten Human Recources viel Raum für kreative Ideen. Diese Plattformen als Rekrutierungsinstrumente zu nutzen erfordert aber nicht nur Zeit und Aufwand, sondern Strategie“, so Köhler. „Das Thema hat auch für uns hohe Relevanz“, sagt sie. „Uns geht es um den Dialog, um Kontinuität und Nachhaltigkeit, deshalb bleiben wir etwa bei unserer Gruppe auf XING auch mit ehemaligen Mitarbeitern in Kontakt, die sich möglicherweise noch einmal für Randstad interessieren.“
Was wird die Zukunft bringen? Das Rad lässt sich im Rekrutierungsgeschäft jedenfalls ganz sicher nicht zurückdrehen, so das Fazit der Personalfachfrau. Im Gegenteil. Nach dem E-Recruiting und der Einbindung von Social Media komme nun Mobile-Recruiting und Mobile Tagging. Hinter dem Schlagwort Mobile Tagging steckt eine neue Funktionalität, mit der es Bewerbern so schnell und leicht wie möglich gemacht werden soll, sich und ihre Kompetenzen dem Unternehmen der Wahl vorzustellen. Wer zum Beispiel auf einer Messe auf ein Stellenangebot stößt, das sein Interesse weckt, und ein webfähiges Mobil- oder Smartphone hat, fotografiert einen QR-Code und gelangt auf eine Internetseite mit der für ihn interessanten Stellenanzeige, auf die er sich dann online bewerben kann. Schneller und einfacher geht es derzeit kaum.
